NemHandel og e-faktura – sådan sender du fakturaer til det offentlige

Af NemKonto.com-redaktionen · Opdateret juni 2026

Hvis din virksomhed sælger til det offentlige, skal du sende elektroniske fakturaer – e-fakturaer – og ikke papirfakturaer eller almindelige PDF-filer. Det sker gennem NemHandel, den fælles infrastruktur, som det offentlige bruger til at modtage fakturaer i et bestemt format kaldet OIOUBL. Når fakturaen er betalt, går pengene ind på virksomhedens NemKonto.

I denne artikel forklarer vi, hvad NemHandel og e-faktura er, hvad OIOUBL betyder, hvordan du kommer i gang, og hvordan det hænger sammen med din NemKonto for virksomhed. Vi går generelt til værks – konkrete tekniske krav, formater og frister finder du altid på virk.dk og hos de relevante myndigheder.

Hvad er NemHandel?

NemHandel er den fælles offentlige infrastruktur, der gør det muligt at sende og modtage elektroniske handelsdokumenter – især fakturaer – mellem virksomheder og det offentlige. Du kan tænke på det som «postvæsenet» for e-fakturaer: det sørger for, at en faktura fra din virksomhed når sikkert frem til den rigtige offentlige modtager i det rigtige format.

Systemet blev indført, fordi det offentlige modtager et meget stort antal fakturaer, og fordi papir og manuel håndtering er dyrt og fejlbehæftet. Ved at standardisere formatet kan myndighederne modtage, kontrollere og betale fakturaer automatisk. Det gør betalingen hurtigere og mere ensartet for både dig og myndigheden.

NemHandel er ikke det samme som NemKonto, men de to hænger sammen i kæden: NemHandel sørger for, at fakturaen når frem, mens NemKonto er den konto, hvor pengene ender, når fakturaen bliver betalt. Begge dele er en del af det offentliges digitale betalingsinfrastruktur.

Hvad er en e-faktura – og hvad er OIOUBL?

En e-faktura er ikke bare en faktura sendt på e-mail. En PDF eller et scannet dokument er for et it-system stadig «et billede» og ikke strukturerede data. En ægte e-faktura er derimod en fil, hvor hvert felt – beløb, CVR-nummer, varelinjer, momsoplysninger og så videre – ligger i et fast, maskinlæsbart format, som modtagerens system kan behandle automatisk.

Det format, som e-fakturaer til det danske offentlige skal følge, hedder OIOUBL. Det er en dansk tilpasning af en international standard for elektroniske handelsdokumenter. Når din faktura er i OIOUBL-format og sendes gennem NemHandel, kan myndigheden modtage og behandle den uden manuelt arbejde.

Du behøver normalt ikke at kende selve formatet i detaljer. De fleste regnskabs- og faktureringsprogrammer kan danne OIOUBL-fakturaer og sende dem gennem NemHandel automatisk, så du blot udfylder fakturaen som normalt. De tekniske krav til formatet vedligeholdes af myndighederne og findes på de officielle NemHandel-sider.

Hvorfor er e-faktura et krav?

Når du sælger varer eller ydelser til en offentlig myndighed – stat, region eller kommune – er det som hovedregel et lovkrav, at du sender en elektronisk faktura. Det offentlige må normalt ikke betale en papirfaktura eller en almindelig PDF, fordi det vil bryde med den digitale arbejdsgang og lovgivningen på området.

Kravet gælder uanset størrelsen på din virksomhed. Også en lille enkeltmandsvirksomhed, der laver en enkelt opgave for kommunen, skal sende e-faktura. Det er derfor en god idé at have styr på e-faktura, allerede inden du tager den første offentlige opgave, så betalingen ikke bliver forsinket.

Konsekvensen af at sende en faktura i et forkert format er typisk, at den bliver afvist, og at du må sende den korrekt på ny. Det forsinker betalingen til din virksomheds NemKonto. Derfor betaler det sig at gøre det rigtigt fra start.

Sådan kommer du i gang med e-faktura

De fleste virksomheder kommer i gang med e-faktura gennem deres eksisterende økonomisystem. Et moderne regnskabs- eller faktureringsprogram har typisk indbygget understøttelse af NemHandel og OIOUBL, så du blot skal aktivere funktionen og udfylde de oplysninger, modtageren beder om.

1. Tjek, om dit regnskabs- eller faktureringsprogram understøtter NemHandel og OIOUBL.
2. Indhent modtagerens oplysninger – typisk EAN-/GLN-lokationsnummer eller CVR – så fakturaen kan sendes til det rigtige sted.
3. Udfyld fakturaen med de krævede felter, herunder dit CVR-nummer og en eventuel ordre- eller rekvisitionsreference.
4. Send fakturaen elektronisk gennem systemet, og kontrollér, at den er leveret.

Har du ikke et system, der kan sende e-fakturaer, findes der offentlige og private løsninger, hvor du kan oprette og sende en e-faktura manuelt. Virk.dk beskriver de muligheder, der findes, herunder fakturablanketter til lejlighedsvis brug. Det er den rette indgang, hvis du kun sjældent sender til det offentlige.

EAN-nummer og rekvisition – det skal med

For at en e-faktura kan nå frem til den rigtige afdeling hos en offentlig modtager, skal den ofte adresseres til et bestemt lokationsnummer, tidligere kaldet et EAN-nummer (i dag også omtalt som GLN). Det fungerer som modtagerens «digitale adresse». Får du ikke det rigtige nummer, ved systemet ikke, hvor fakturaen skal hen, og den kan blive afvist.

Mange offentlige myndigheder kræver desuden, at du angiver en ordre- eller rekvisitionsreference på fakturaen – et nummer, som den person, der bestilte hos dig, har oplyst. Det binder fakturaen sammen med bestillingen og gør, at betalingen kan godkendes hurtigere. Spørg altid din kontaktperson hos myndigheden om både lokationsnummer og reference, før du fakturerer.

En velformet faktura med korrekt modtager og reference bliver typisk behandlet og betalt hurtigere. Betalingen sker til virksomhedens NemKonto, som er knyttet til dit CVR-nummer – læs mere om det i opret virksomhedens NemKonto.

NemHandel, NemKonto og betalingen

Det er vigtigt at holde de forskellige systemer adskilt, så du ved, hvad der gør hvad. NemHandel transporterer fakturaen. OIOUBL er formatet, fakturaen er skrevet i. Og NemKonto er den konto, betalingen ender på, når myndigheden har godkendt fakturaen. De tre dele udgør tilsammen kæden fra faktura til penge på kontoen.

Det betyder også, at hvis din virksomheds NemKonto ikke er korrekt registreret, kan en ellers fejlfri e-faktura godt blive godkendt, uden at pengene kommer det rigtige sted hen. Sørg derfor for, at din virksomheds NemKonto altid er opdateret – især hvis du skifter bank. Læs mere om det offentliges udbetalinger til erhverv i moms og refusion til NemKonto.

For at logge ind på erhvervsløsninger, herunder visse fakturatjenester og selvbetjening, bruger du MitID Erhverv. Det er virksomhedens digitale nøgle på samme måde, som MitID er borgerens. Den korrekte opsætning af MitID Erhverv er en forudsætning for at kunne håndtere både fakturaer og kontooplysninger sikkert.

Ofte stillede spørgsmål

Er en PDF på e-mail det samme som en e-faktura?

Nej. En PDF er for et it-system blot et billede uden strukturerede data. En e-faktura er en maskinlæsbar fil i OIOUBL-format, der sendes gennem NemHandel. Det offentlige kan som hovedregel kun betale ægte e-fakturaer, ikke PDF'er.

Skal selv små virksomheder sende e-faktura til det offentlige?

Ja. Kravet gælder uanset virksomhedens størrelse. Også en enkeltmandsvirksomhed skal sende e-faktura, når den fakturerer en offentlig myndighed. Virk.dk beskriver løsninger, så du kan sende e-faktura, selv uden et stort økonomisystem.

Hvor finder jeg modtagerens EAN- eller lokationsnummer?

Du får lokationsnummeret (EAN/GLN) og en eventuel rekvisitionsreference af din kontaktperson hos den offentlige myndighed, du fakturerer. Spørg altid om begge dele før fakturering, så fakturaen når frem til den rigtige afdeling.

Hvor lander pengene, når en e-faktura betales?

Betalingen går ind på virksomhedens NemKonto, som er knyttet til dit CVR-nummer. Sørg for, at NemKontoen er korrekt registreret og opdateret, især hvis du skifter bank, så betalingen ikke går til en gammel konto.